Polityka prywatności
Obowiązuje od: 31 maja 2026
1. Administrator danych
Administratorem Państwa danych osobowych jest Oskar Kumor, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą OKSoftware Oskar Kumor, z siedzibą przy ul. Stanisławowska 47, 54-611 Wrocław, NIP: 8943149725, REGON: 385204365 (dalej: Administrator).
Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych. Kontakt w sprawach ochrony danych: e-mail hello@roadtms.com.
2. Zakres przetwarzanych danych
Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych:
- Dane konta: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko, firma i numer NIP.
- Dane kierowców: imię i nazwisko, numer prawa jazdy, numer karty kierowcy, uprawnienia ADR, dane lokalizacyjne (GPS) w czasie realizacji zleceń.
- Dane klientów i kontrahentów: nazwa firmy, adres, NIP, dane kontaktowe osób odpowiedzialnych.
- Dane techniczne: adres IP (hashowany i pseudonimizowany), informacje o urządzeniu, logi aktywności.
- Dane dokumentów: faktury, listy przewozowe CMR, zgłoszenia SENT, dowody dostawy (POD) — w tym podpisy i zdjęcia.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel | Podstawa prawna (RODO) | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Świadczenie usługi TMS | art. 6 ust. 1 lit. b (umowa) | przez czas trwania umowy + 30 dni |
| Obsługa zgłoszeń SENT i dokumentacja przewozu | art. 6 ust. 1 lit. c (obowiązek prawny) | 5 lat (ustawa SENT) |
| Wystawianie faktur i rozliczenia | art. 6 ust. 1 lit. c (obowiązek prawny) | 5 lat (ustawa o rachunkowości) |
| Marketing własnych usług | art. 6 ust. 1 lit. f (uzasadniony interes) | do wniesienia sprzeciwu |
| Analityka i poprawa działania Aplikacji | art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda — cookies) | do wycofania zgody |
| Obsługa reklamacji i dochodzenie roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f (uzasadniony interes) | do przedawnienia roszczeń (do 6 lat) |
4. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców (podmiotom przetwarzającym na podstawie umowy powierzenia przetwarzania zgodnie z art. 28 RODO):
- dostawcy hostingu aplikacji i bazy danych oraz przechowywania plików — w zakresie dokumentów przesyłanych do Aplikacji (faktury, listy przewozowe CMR, dowody dostawy);
- dostawcy usług płatniczych — w zakresie obsługi subskrypcji i rozliczeń;
- dostawcy usługi e-mail oraz SMS;
- dostawcy usługi monitorowania błędów i wydajności — w zakresie technicznych logów i metadanych żądań;
- dostawcy usług geolokalizacji i wyznaczania tras — wyłącznie adresy i współrzędne;
- dostawcy powiadomień push w aplikacji mobilnej — w zakresie tokenów urządzeń;
- KSeF oraz PUESC (Krajowy System e-Faktur i Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych Ministerstwa Finansów) — w zakresie e-faktur oraz zgłoszeń SENT;
- organom państwowym (KAS, ITD, policja, sądy) na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
Pełną i aktualną listę sub-procesorów (z nazwami podmiotów) udostępniamy na żądanie pod adresem hello@roadtms.com oraz klientom w ramach umowy powierzenia przetwarzania (DPA).
Część kategorii dostawców (m.in. hosting aplikacji, płatności, monitoring, mapy oraz powiadomienia push) może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), w tym w Stanach Zjednoczonych. W takich przypadkach przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub innych mechanizmów dopuszczonych przez RODO.
5. Prawa osoby, której dane dotyczą
Zgodnie z RODO przysługują Państwu następujące prawa:
- prawo dostępu do swoich danych (art. 15 RODO),
- prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO),
- prawo do usunięcia danych — „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO),
- prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
- prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO),
- prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO),
- prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie,
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Zalogowani Użytkownicy mogą w każdej chwili:
- pobrać kopię swoich danych w formacie JSON z poziomu Ustawienia → Moje dane (RODO) → „Pobierz moje dane”,
- zażądać usunięcia konta i danych z poziomu Ustawienia → Moje dane (RODO) → „Usuń konto”. Dane zostaną usunięte lub zanonimizowane w terminie 30 dni (z wyłączeniem dokumentów, których przechowywanie nakazuje prawo — SENT, faktury). Szczegóły: Polityka usuwania konta.
Pozostałe żądania należy kierować na adres hello@roadtms.com. Administrator odpowiada bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 30 dni.
6. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje następujące środki ochrony danych:
- szyfrowanie transmisji (TLS 1.2+),
- szyfrowanie wrażliwych poświadczeń w bazie danych (AES-256-GCM),
- hashowanie haseł funkcją bcrypt,
- pseudonimizację adresów IP w logach aktywności,
- regularne kopie zapasowe i testy odtwarzania,
- logowanie dostępów do danych osobowych (audyt),
- izolację danych między Użytkownikami (multi-tenant),
- dwuetapową weryfikację (2FA) dla kont administracyjnych.
7. Pliki cookies
Szczegółowe informacje o stosowanych plikach cookies znajdują się w Polityce cookies.
8. Zmiany Polityki
Polityka prywatności może ulegać zmianom — aktualna wersja zawsze znajduje się pod tym adresem, a o istotnych zmianach poinformujemy Użytkowników drogą elektroniczną z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.